Il PIAO, Piano Integrato di Attività e Organizzazione, è il documento unico di programmazione con cui ogni Pubblica Amministrazione con più di 50 dipendenti pianifica ogni anno la propria attività, l’organizzazione del personale e le misure di prevenzione della corruzione, includendo al suo interno anche la programmazione del lavoro agile. Il POLA, Piano Organizzativo del Lavoro Agile, non è più un documento autonomo: è confluito nel PIAO come una delle sue sezioni, a seguito della semplificazione degli adempimenti amministrativi avviata nel 2021. Comprendere la relazione tra questi due strumenti è utile per orientarsi nella programmazione dello smart working pubblico: il PIAO è oggi il contenitore, il POLA è il contenuto specifico dedicato al lavoro agile al suo interno.
Cos’era il POLA prima del PIAO
Il Piano Organizzativo del Lavoro Agile nasce come adempimento a sé stante con il Decreto Rilancio (decreto-legge 34/2020), che ha imposto a ciascuna amministrazione pubblica di redigerlo entro il 31 gennaio di ogni anno, sentite le organizzazioni sindacali. Il POLA doveva individuare le attività che potevano essere svolte da remoto e fissare una quota minima di dipendenti ammessi al lavoro agile: la soglia, inizialmente pari al 60% del personale interessato dalle attività remotizzabili, è stata successivamente ridotta al 15% dal Decreto Proroghe (decreto-legge 56/2021), lasciando alle singole amministrazioni maggiore autonomia nella definizione dei propri obiettivi. Il documento definiva inoltre le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale e gli indicatori per misurare l’impatto del lavoro agile sulla performance organizzativa, individuale e sulla qualità dei servizi resi ai cittadini.
Perché il POLA è confluito nel PIAO
Prima del 2021, le amministrazioni pubbliche con più di 50 dipendenti erano tenute a redigere diversi piani distinti: il Piano della performance, il Piano triennale dei fabbisogni di personale, il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, il Piano delle azioni positive per la parità di genere e, appunto, il POLA. Questa frammentazione degli adempimenti, spesso predisposti in tempi diversi e senza una visione d’insieme, ha portato all’introduzione del PIAO come documento unico di programmazione e governance, previsto dall’articolo 6 del decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80 (il cosiddetto Decreto Reclutamento, convertito dalla legge 113/2021). L’obiettivo dichiarato della riforma era duplice: semplificare gli adempimenti a carico delle amministrazioni, riducendo la sovrapposizione di piani e scadenze, e garantire una programmazione più coerente, in cui gli obiettivi sul lavoro agile fossero letti in relazione a quelli di performance, di fabbisogno di personale e di prevenzione della corruzione, anziché in modo isolato.
Cosa contiene il PIAO e quali piani assorbe
Il PIAO ha durata triennale, con aggiornamento annuale, e mette a sistema in un unico documento le pianificazioni che in precedenza venivano gestite separatamente. La struttura e i contenuti sono stati definiti dal D.P.R. 24 giugno 2022, n. 81, che ha individuato gli adempimenti assorbiti dal nuovo strumento, e dal Decreto Ministeriale 30 giugno 2022, n. 132, che ne ha fissato il contenuto dettagliato e lo schema tipo, comprese le modalità semplificate per gli enti di dimensioni minori.
| Piano assorbito dal PIAO | Contenuto |
|---|---|
| Piano della performance | Obiettivi organizzativi e individuali, indicatori di misurazione dei risultati |
| Piano triennale dei fabbisogni di personale | Programmazione delle assunzioni e della dotazione organica |
| Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza (PTPCT) | Misure anticorruzione e obblighi di trasparenza, in coordinamento con ANAC |
| Piano delle azioni positive | Misure per la parità di genere e le pari opportunità |
| POLA – Piano Organizzativo del Lavoro Agile | Obiettivi, criteri di accesso e misure organizzative sul lavoro agile |
| Piano triennale della formazione | Programmazione della formazione del personale, anche dirigenziale |
Dove si colloca il POLA all’interno del PIAO
All’interno della struttura tipo del PIAO, la programmazione del lavoro agile trova spazio nella sezione dedicata al capitale umano, insieme alle strategie di valorizzazione e sviluppo del personale. In questa parte del documento l’amministrazione definisce gli obiettivi specifici sul ricorso al lavoro agile, le attività che ritiene remotizzabili, i criteri di accesso e priorità coerenti con la contrattazione collettiva applicabile, oltre agli indicatori con cui intende monitorare l’impatto della misura sulla performance organizzativa e sulla qualità dei servizi erogati. In questo senso, il PIAO non si limita a recepire passivamente gli obblighi derivanti dal CCNL sul lavoro agile, ma li traduce in obiettivi annuali e pluriennali specifici per la singola amministrazione, verificabili nel tempo attraverso il sistema di misurazione della performance.
Chi deve adottare il PIAO e le semplificazioni per i piccoli enti
Sono tenute all’adozione del PIAO le pubbliche amministrazioni con più di 50 dipendenti, con esclusione delle istituzioni scolastiche, che seguono una disciplina distinta. Per gli enti con un numero di dipendenti inferiore a questa soglia, il D.M. 132/2022 ha previsto modalità semplificate di redazione, basate su uno schema tipo che riduce il livello di dettaglio richiesto rispetto alle amministrazioni di maggiori dimensioni. È inoltre prevista la possibilità, per gli enti sotto i 50 dipendenti, di confermare per il triennio successivo lo strumento di programmazione già adottato l’anno precedente, tramite un atto motivato dell’organo di indirizzo, restando comunque fermo l’obbligo di adottare un nuovo PIAO ogni tre anni.
Termini e scadenze per l’adozione del PIAO
Il termine ordinario per l’adozione del PIAO è fissato al 31 gennaio di ogni anno, in coerenza sia con la disciplina originaria dell’articolo 6 del D.L. 80/2021 sia con il termine previsto dalla normativa anticorruzione per il piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, ormai confluito nello stesso documento. Per gli enti locali, il termine può essere differito quando interviene una proroga del termine per l’approvazione del bilancio di previsione, poiché la programmazione del PIAO è strettamente collegata a quella finanziaria dell’ente: non è quindi inusuale che, per i soli Comuni e le Province, la scadenza slitti di alcune settimane rispetto al termine ordinario applicabile alle amministrazioni centrali.
Cosa succede in caso di mancata adozione del PIAO
La mancata adozione del PIAO nei termini previsti espone l’amministrazione alle conseguenze già stabilite dalla normativa sui singoli adempimenti confluiti nel documento, in particolare per la parte relativa alla prevenzione della corruzione e alla trasparenza, il cui mancato assolvimento resta rilevante ai fini della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili. Sul fronte del lavoro agile, l’assenza di una programmazione POLA aggiornata all’interno del PIAO non impedisce di per sé la stipula di accordi individuali di lavoro agile, ma priva l’amministrazione di una cornice organizzativa strutturata su obiettivi, criteri di accesso e indicatori di monitoraggio, con il rischio di un’applicazione disomogenea e meno difendibile in sede di controllo.
Domande frequenti su POLA e PIAO
Cos’è il PIAO nella pubblica amministrazione?
È il documento unico di programmazione e governance con cui le amministrazioni pubbliche con più di 50 dipendenti pianificano ogni anno la performance, l’organizzazione del personale, la formazione, la prevenzione della corruzione, la parità di genere e il lavoro agile, in un unico atto di durata triennale con aggiornamento annuale.
Cos’è il POLA e a cosa serve?
Il POLA è il Piano Organizzativo del Lavoro Agile: individua le attività che possono essere svolte da remoto, i criteri di accesso dei dipendenti e gli indicatori per misurare l’impatto del lavoro agile sulla performance. Non è più un documento autonomo, ma una sezione specifica del PIAO.
Quali piani sostituisce il PIAO?
Il PIAO assorbe il Piano della performance, il Piano triennale dei fabbisogni di personale, il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, il Piano delle azioni positive per la parità di genere, il Piano triennale della formazione e il POLA.
Chi deve adottare il PIAO?
Le pubbliche amministrazioni con più di 50 dipendenti, con l’esclusione delle istituzioni scolastiche. Gli enti con meno di 50 dipendenti seguono modalità semplificate di redazione, basate su uno schema tipo definito dal Decreto Ministeriale 132/2022.
Entro quando va adottato il PIAO?
Il termine ordinario è il 31 gennaio di ogni anno. Per gli enti locali il termine può slittare quando viene prorogato il termine per l’approvazione del bilancio di previsione, poiché le due scadenze sono collegate.
Cosa succede se un’amministrazione non adotta il PIAO?
La mancata adozione rileva soprattutto per la parte anticorruzione e trasparenza, con effetti sulla valutazione della performance dei dirigenti responsabili, mentre per il lavoro agile comporta l’assenza di una programmazione strutturata su obiettivi e criteri di accesso, pur non impedendo la stipula di singoli accordi individuali.