Lo smart working nella Pubblica Amministrazione, o lavoro agile, è la modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che consente al dipendente pubblico di organizzare l’attività per fasi, cicli e obiettivi, senza vincoli rigidi di orario o di sede, nei limiti fissati dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Non è un diritto soggettivo automatico: la sua attivazione richiede sempre un accordo individuale tra amministrazione e lavoratore, all’interno della cornice tracciata dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 e dai contratti collettivi di comparto. Dopo la fase emergenziale legata alla pandemia, che ne ha imposto un uso massiccio e semplificato, il lavoro agile nel pubblico impiego è oggi un istituto strutturale, disciplinato in modo organico dai rinnovi contrattuali più recenti, in particolare dal CCNL Funzioni Centrali relativo al triennio 2022-2024.
Cos’è lo smart working nella Pubblica Amministrazione: definizione e fonti normative
La disciplina generale è contenuta negli articoli 18-24 della Legge 81/2017, che definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, organizzata per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici. La prestazione si svolge in parte nei locali dell’amministrazione e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti da legge e contrattazione collettiva. Questa disciplina si applica al pubblico impiego in quanto compatibile: un rinvio che ha reso necessario un intervento più puntuale della contrattazione collettiva, chiamata a calare i principi generali nelle specificità organizzative di ciascun comparto (Funzioni Centrali, Funzioni Locali, Sanità, Istruzione e Ricerca).
Accanto alla Legge 81/2017, un ruolo determinante è stato svolto dall’articolo 14 della Legge 124/2015, che ha introdotto per le amministrazioni pubbliche l’obbligo di adottare il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA), successivamente confluito nel più ampio Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO). La disciplina del lavoro agile pubblico si compone quindi di tre livelli che si integrano tra loro: la cornice generale di legge, la regolazione di comparto tramite CCNL e infine l’attuazione concreta attraverso l’accordo individuale sottoscritto tra dirigente e dipendente.
Smart working, lavoro agile e telelavoro: qual è la differenza nel pubblico impiego
Nel linguaggio contrattuale, “smart working” e “lavoro agile” sono sinonimi. Il telelavoro, invece, è un istituto giuridicamente distinto, disciplinato ancora dal D.P.R. 70/1999 e dall’Accordo quadro nazionale del 2000: prevede lo spostamento della sede di lavoro (tipicamente l’abitazione del dipendente), ma con una postazione fissa e con gli stessi vincoli di orario previsti per il lavoro in presenza. Il CCNL Funzioni Centrali ha inoltre introdotto una terza figura, il lavoro da remoto, che si distingue dal lavoro agile perché comporta comunque una modificazione del luogo della prestazione (diverso dalla sede d’ufficio ma comunque individuato), restando però soggetto ai medesimi obblighi di orario tipici della prestazione in presenza.
| Elemento | Smart working / Lavoro agile | Telelavoro | Lavoro da remoto (CCNL) |
|---|---|---|---|
| Postazione | Non fissa | Fissa | Individuata ma diversa dall’ufficio |
| Vincoli di orario | Assenti, entro i limiti massimi legali | Uguali al lavoro in presenza | Uguali al lavoro in presenza |
| Fonte normativa | Legge 81/2017, artt. 18-24 | D.P.R. 70/1999 | CCNL di comparto |
| Organizzazione | Per fasi, cicli e obiettivi | Per orario predefinito | Per orario predefinito |
L’accordo individuale di lavoro agile: contenuti obbligatori
L’accesso allo smart working nella PA ha natura consensuale: non basta la richiesta del dipendente né la sola disponibilità dell’amministrazione, ma occorre un accordo individuale scritto, necessario anche ai fini della regolarità amministrativa e della prova. L’accordo deve contenere, come minimo, gli elementi riassunti nella tabella seguente.
| Elemento essenziale | Contenuto richiesto |
|---|---|
| Durata | A tempo determinato o indeterminato, con indicazione delle modalità di recesso (preavviso non inferiore a 30 giorni, salvo giustificato motivo) |
| Giornate di lavoro | Indicazione delle giornate da svolgere in sede e a distanza |
| Fasce orarie | Fascia di contattabilità e fascia di inoperabilità, a tutela del diritto alla disconnessione |
| Potere di controllo | Modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa a distanza |
| Obiettivi | Obiettivi specifici della prestazione e criteri di misurazione dei risultati |
Le amministrazioni pubbliche devono inoltre trasmettere in via telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi dei lavoratori coinvolti e le date di inizio e cessazione della prestazione agile, entro il giorno 20 del mese successivo all’avvio o alla proroga dell’accordo, tramite il portale dedicato con autenticazione SPID o CIE. L’accordo sottoscritto va comunque conservato dall’amministrazione per cinque anni dalla firma.
Chi può accedere allo smart working nella PA e i criteri di priorità
Tutti i dipendenti possono in linea di principio richiedere l’accesso al lavoro agile, a prescindere dal tipo di contratto (tempo determinato o indeterminato) o dal regime orario (tempo pieno o parziale), a condizione che le mansioni svolte siano compatibili con l’esecuzione a distanza. Sono per natura escluse le attività che richiedono presenza fisica costante, come i lavori su turno o le funzioni di front office non remotizzabili. L’amministrazione applica un principio di rotazione tra i lavoratori agili e riconosce priorità di accesso ad alcune categorie: lavoratori con particolari esigenze di salute, chi assiste familiari con disabilità ai sensi della Legge 104/1992, chi fruisce delle tutele per la genitorialità previste dal D.Lgs. 151/2001 con figli fino a 12 anni (senza limiti di età in caso di disabilità grave del figlio), e i lavoratori stessi affetti da disabilità grave o riconosciuti come caregiver. Il CCNL Funzioni Centrali 2022-2024 ha inoltre attribuito un ruolo più ampio alla contrattazione integrativa, che può individuare ulteriori ipotesi di accesso facilitato ed estendere il numero di giornate di lavoro agile rispetto a quelle previste per la generalità del personale.
Diritto alla disconnessione: fasce orarie e tutele
Il diritto alla disconnessione consiste nella facoltà del dipendente di astenersi, al di fuori delle fasce concordate, dall’uso di strumenti e piattaforme di lavoro, senza che ciò comporti alcuna conseguenza disciplinare o valutativa. Il CCNL Funzioni Centrali articola la giornata lavorativa in due fasce: una fascia di contattabilità, entro l’orario medio giornaliero, in cui il dipendente è raggiungibile via e-mail o telefono, e una fascia di inoperabilità, che comprende almeno 11 ore di riposo consecutivo e in ogni caso la finestra oraria 22:00-6:00, durante la quale non sono richiesti contatti con colleghi o dirigenti, lettura di e-mail, risposta a telefonate o messaggi, né accesso ai sistemi informativi dell’amministrazione. Nelle giornate svolte in modalità agile non sono ammessi lavoro straordinario, trasferte e attività disagiate, proprio per rafforzare la logica del lavoro per obiettivi e la tutela dei periodi di riposo. Resta comunque possibile che il dipendente venga richiamato in presenza per esigenze di servizio o in caso di malfunzionamenti tecnici, completando l’orario ordinario in sede.
Le novità del CCNL Funzioni Centrali 2022-2024: settimana corta e buoni pasto
Il CCNL Funzioni Centrali relativo al triennio 2022-2024, sottoscritto il 27 gennaio 2025, ha consolidato e reso strutturali diversi aspetti della disciplina già introdotti nel precedente contratto 2019-2021, tuttora vigente per la parte residua. Tra le principali novità figura l’equiparazione delle ore rese in modalità agile a quelle in presenza ai fini del riconoscimento del buono pasto, uniformando così il trattamento economico tra le due modalità di lavoro. Il contratto ha inoltre introdotto, in via sperimentale, la possibilità di articolare l’orario settimanale su quattro giorni, mantenendo invariate le 36 ore complessive e la retribuzione. Anche il rinnovo del CCNL Funzioni Locali, sottoscritto successivamente, ha recepito la medesima sperimentazione della settimana corta, oltre a intervenire sul trattamento economico del personale. Restano confermati i principi già presenti nella disciplina precedente: parità di trattamento economico e normativo rispetto al lavoro in presenza, divieto di lavoro straordinario e trasferte nei giorni di lavoro agile, diritto alla formazione sull’uso delle piattaforme di comunicazione e possibilità di richiamo in presenza per esigenze di servizio.
Smart working pubblico e privato: perché le regole sono diverse
Pur condividendo la stessa base normativa generale, la Legge 81/2017, il lavoro agile nel settore privato e quello nel pubblico impiego seguono percorsi applicativi differenti. Nel settore privato lo smart working è impiegato come leva strategica per attrarre e trattenere talenti, con ampia autonomia lasciata alla negoziazione tra le parti e maggiori investimenti in strumenti digitali a supporto della prestazione a distanza. Nella Pubblica Amministrazione la disciplina è invece più rigida, perché l’accordo individuale può muoversi solo entro i parametri fissati a monte dalla contrattazione collettiva, generale e integrativa: questo rende l’attuazione dell’istituto più disomogenea tra le diverse amministrazioni e più dipendente dai tempi dei rinnovi contrattuali di comparto. Il diritto alla disconnessione, invece, trova oggi una disciplina sostanzialmente allineata tra i due settori, essendo regolato in entrambi i casi dalla contrattazione collettiva e dagli accordi individuali.
Diffusione dello smart working nella PA: lo stato attuale
Dopo la forte crescita legata alla fase emergenziale e il successivo ridimensionamento seguito al ritorno alla prevalenza del lavoro in presenza, il ricorso al lavoro agile nella Pubblica Amministrazione mostra oggi una tendenza nuovamente in crescita, sostenuta dal consolidamento della disciplina contrattuale e dalla maggiore diffusione di policy strutturate all’interno degli enti. Permangono tuttavia alcune criticità organizzative: mansioni difficilmente remotizzabili (attività di sicurezza, front office, funzioni educative), una cultura del lavoro ancora in parte ancorata alla presenza fisica e un livello di maturità digitale non omogeneo tra le amministrazioni di dimensioni diverse. Per essere efficace, il lavoro agile pubblico richiede quindi un accompagnamento organizzativo che coinvolga la capacità dei dirigenti di valutare per obiettivi, un utilizzo consapevole degli strumenti digitali e una revisione degli spazi fisici degli uffici, oltre alla cornice di tutele già garantita dalla contrattazione collettiva.
Vantaggi dello smart working per amministrazioni e dipendenti
Sul piano organizzativo, il lavoro agile può rappresentare una leva di attrattività per le nuove generazioni di dipendenti pubblici, favorire la conciliazione tra vita privata e lavoro, accelerare i processi di digitalizzazione (identità digitale, collaborazione in cloud, riduzione della carta) e contribuire a un minore impatto ambientale grazie alla riduzione degli spostamenti casa-lavoro. Per i lavoratori, i benefici più immediati riguardano la riduzione dei tempi e dei costi di pendolarismo, un migliore equilibrio tra impegni personali e professionali e, se accompagnato da una reale valutazione per obiettivi, un maggiore senso di responsabilizzazione sui risultati raggiunti piuttosto che sulla mera presenza in ufficio. La combinazione tra lavoro agile e sperimentazione della settimana corta rafforza ulteriormente questi effetti, a condizione che sia governata con strumenti di misurazione della performance adeguati e che non comprometta la continuità dei servizi ai cittadini.
Domande frequenti sullo smart working nella Pubblica Amministrazione
Chi ha diritto allo smart working nella pubblica amministrazione?
Nessun dipendente pubblico ha un diritto automatico e incondizionato al lavoro agile: l’accesso richiede sempre un accordo individuale con l’amministrazione ed è subordinato alla compatibilità delle mansioni con l’esecuzione a distanza. Hanno tuttavia priorità nell’accesso i lavoratori con particolari esigenze di salute, i caregiver ai sensi della Legge 104/1992 e i genitori con figli fino a 12 anni o con figli con disabilità grave, senza limiti di età in quest’ultimo caso.
Qual è la differenza tra smart working e telelavoro nella PA?
Lo smart working non prevede una postazione fissa né vincoli rigidi di orario, mentre il telelavoro comporta una sede di lavoro fissa (generalmente l’abitazione) e gli stessi vincoli orari del lavoro in presenza. Sono inoltre disciplinati da fonti normative distinte: la Legge 81/2017 per il lavoro agile, il D.P.R. 70/1999 per il telelavoro.
Quante ore si possono fare in smart working nella PA?
Non esiste un limite orario specifico per la modalità agile, che si svolge entro i limiti massimi di durata dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dai contratti collettivi di comparto. Il numero di giornate settimanali o mensili in modalità agile è invece stabilito dall’accordo individuale, entro i criteri fissati dalla contrattazione integrativa di ciascuna amministrazione.
Lo smart working nella PA è un diritto o una concessione?
È una modalità organizzativa a carattere consensuale, non un diritto soggettivo generalizzato: si attiva solo tramite accordo individuale tra dipendente e amministrazione, fatta salva la priorità di accesso riconosciuta per legge ad alcune categorie di lavoratori in condizioni di particolare necessità.
Cosa prevede il diritto alla disconnessione nel pubblico impiego?
Prevede l’individuazione di una fascia di contattabilità e di una fascia di inoperabilità, quest’ultima comprensiva di almeno 11 ore di riposo consecutivo e della finestra oraria 22:00-6:00, durante la quale il dipendente non è tenuto a rispondere a comunicazioni di lavoro né ad accedere ai sistemi dell’amministrazione.
Il buono pasto spetta anche in smart working?
Sì: il CCNL Funzioni Centrali 2022-2024 equipara, ai fini del riconoscimento del buono pasto, le ore di lavoro svolte in modalità agile a quelle rese in presenza, uniformando il trattamento economico tra le due modalità.